Organizzare un evento di successo: quali sono gli aspetti da curare

Avete intenzione di organizzare un evento e sperate che possa avere il massimo successo possibile? La cosa migliore da fare, per raggiungere questo obiettivo, è quella di affidarsi a dei professionisti che operano da anni in questo settore e che abbiano l’esperienza necessaria per poter trasmettere i suggerimenti migliori da seguire, come nel caso di gruppo Iris comunicazione.

Come bisogna gestire il pre-evento

Quando si parla di pre-evento si fa riferimento a quella fase dedicata alla progettazione e alla realizzazione dell’evento. Si tratta di un passaggio che fa inevitabilmente la differenza e ci sono diversi motivi che stanno alla base di una simile considerazione.

In primo luogo, è importante evidenziare come il sistema più fruttuoso per organizzare e pianificare un evento nel migliore dei modi è senz’altro quello di programmare e anticipare tutto il lavoro il più possibile. In questa fase, è fondamentale mettere a punto il maggior numero di dettaglio possibile, cercando di affrontare i potenziali disguidi e imprevisti con la massima serenità, proprio in virtù del fatto che l’evento finale dista ancora tanto tempo. Insomma, ci sono tutti i tempi tecnici per poter organizzare le varie forniture e ottenere tutti i preventivi per poter fare un utile confronto.

Stilare un riassunto di tutte le attività di preparazione

Un altro ottimo suggerimento da seguire è quello di organizzare un elenco di tutte le attività di preparazione in corso di svolgimento. Il primo passo è quello di definire lo scopo dell’evento e i vari obiettivi che si ha intenzione di raggiungere, che fungeranno da punti di riferimento per orientare le proprie decisioni. Poi si passa alla valutazione del budget di massima: non serve precisione, ma è chiaro che bisogna avvicinarsi il più possibile a una cifra definitiva. Il passo successivo prevede di individuare il pubblico ospite dell’evento, andando alla ricerca della presenza di eventuali normative di riferimento e linee guida da seguire.

Una volta stabilito l’obiettivo dell’evento e il pubblico dello stesso, è chiaro che serve comprendere quale sia il giorno e l’orario migliore da fissare. A questo punto, ecco che serve decidere la location dove verrà ospitato l’evento, mentre l’organizzazione dello staff prevede di scegliere tutte le professionalità di cui avete bisogno, anche dal punto di vista della gestione di aspetti pratici e operativi, predisponendo un programma di massima.

La coordinazione dell’evento

Una volta che la fase di preparazione è terminata, vuol dire che anche l’ultimo sopralluogo è stato eseguito. Grazie a quest’ultimo aspetto, si possono individuare tutti quei particolari che serve aggiustare e sistemare. L’ingresso dell’evento, che deve essere dotato anche di appositi cartelli e roll-up, deve essere verificato e preparato in maniera ottimale, così come vanno controllati anche i materiali da distribuire ai vari ospiti che presenzieranno all’evento.

Il passo successivo è quello di prestare la massima attenzione agli impianti audio-video, che vanno controllati in maniera analitica, così come la strumentazione. Il dialogo sia con il responsabile della location che del food deve essere costante e continuo, esattamente al pari delle verifiche che riguardano lo staff, i cui componenti devono conoscere alla perfezione le proprie funzioni e le attività che dovranno svolgere nel corso dell’evento.

 Proprio in questa fase, ci sono tre aspetti molto importanti legati all’organizzazione di un evento, che possono tornare utili per qualsiasi business. In primo luogo, si deve tenere a mente come l’esperienza del pubblico che parteciperà all’evento deve essere unica e ovviamente molto positiva. Inoltre, serve registrare proprio i vari ospiti, in modo tale da ottenere dei contatti e poter generare delle lead e, infine, serve attivarsi per poter dare una logica alle proprie vendite, mantenendo sempre attiva la comunicazione sui vari canali, come ad esempio i social network.